疫情改變人們的生活和工作模式，上市公司舉行數碼化會議成為新趨勢。早前香港公司註冊處發布憲法公告及對外通告，其中公布《2023年公司(修訂)條例》（簡稱《修訂條例》）將於2023年4月28日實施。《修訂條例》旨在使《公司條例》（第 622 章）（《公司條例》）和《公司（章程細則範本） 公告》（第 622H 章）（《章程細則範本公告》）在舉行股東大會的方式上，更切合時宜。

　修訂條例准以虛擬方式開股東會

　根據現行的《公司條例》第584條，公司可使用令該公司身處不同地方的成員能夠在股東大會上聆聽、發言及表決的任何科技，在2個或多於2個地方舉行股東大會，但《公司條例》沒有對公司以全虛擬方式，或以虛擬和實體混合模式舉行股東大會作出講述。經修訂的《公司條例》將容許在香港成立的公司以全虛擬方式或以虛擬和實體的混合方式舉行股東大會。

　經修訂的《公司條例》公司可因應本身的情況和需要，舉行股東大會讓公司更有彈性和更有效地處理公司事務。

　即使公司現時的章程細則提述股東大會的一個或多個舉行地點，只要公司的章程細則沒有明文阻止使用虛擬會議科技舉行股東大會，或規定股東大會僅可在實體場地舉行，一般來說該公司將能夠舉行完全虛擬或混合方式股東大會而無須修改其章程細則。

　不論是以實體、虛擬或混合方式舉行股東大會，都沒有一個可完全符合所有公司的方案。因此筆者建議，上市公司在決定舉行股東大會的方式時，應將重點放在促進與股東的溝通、提高股東的參與程度為主，並在已考慮股東的最大利益情況下，選擇以最合適的方式舉行股東大會。

　數碼會議系統將成未來新趨勢

　公司條例修訂通過後，相信未來將有更多上市公司選擇舉行全虛擬或混合方式舉行股東大會。數碼化會議系統可讓未能親身到場的股東實時網上參加會議並觀看網上直播、向管理層作出提問和表決議案，不但可以大幅節省公司開支及行政資源，更可提升股東參與度及會議透明度。

　混合方式會議系統除了令會議可在線上與現場混合進行，在線的參與者亦可通過文字信息，以至通過電話提出問題，並於網上出席及參與投票。透過電子形式投票，不但可以實時公布投票結果，同時可以減少以往人手點票可能出現的誤差，更方便股東行使投票權。

　隨着上市公司對環境、社會及管治(ESG)越加重視，採用數碼會議系統不單有助推動「無紙化」，為環保出一分力，同時企業善用科技亦可以達致最佳管治實踐，提高效率、準確性和安全性，鞏固企業可持續發展的能力，達致長久發展。

　連城集團合夥人 馮南山 Paxson

　（圖源：網絡）