政府成立的專責小組,完成檢討選舉事務處遺失載有選民資料手提電腦事件,指處方未有嚴格遵守資訊科技保安指引,並提出多項建議。行政責任方面,政制及內地事務局局長譚志源說,會由公務員事務局跟進。
選舉事務處在行政長官選舉期間,在亞博館遺失兩部電腦,懷疑被盜竊,其中一部電腦載有370多萬名地區選民資料。政制及內地事務局的專責小組公布相關報告,提出18項改善建議。
報告指選舉事務處職員沿用過往做法,將兩部分別安裝不同系統的手提電腦帶到場館,其中名為「ESS」的系統,載有370多萬名地區選民資料,設有加密保護。
報告指,兩部手提電腦存放於亞博館一個房間,房間有前門和後門,設有電子門鎖,但並無閉路電視,亞博館提供兩張匙卡,但處方並無記錄由誰人持有。在選舉當天和之前一日,選舉事務處都無職員進入過房間,到選舉翌日才發現電腦遺失。
專責小組認為,選舉事務處未有嚴格遵守資訊科技保安指引,雖然設置電腦的房間有上鎖,但處方並不知道有哪些人持有鎖匙,將場地保安的責任付託於亞博館。
小組建議選舉事務處制訂詳細指引,向員工提供適當訓練,在準備下載及儲存個人資料的電腦系統時,應諮詢部門個人資料管制主任的意見。小組認為,處方不應在公共選舉利用選民資料電腦查詢系統,作為核實選民身份之用,資訊科技管理組必須扮演把關角色,評估將個人資料儲存於流動裝置上是否有運作必要。
小組指出,職員將手提電腦放在房間的紙箱上,不能完全達到保安規例的存放限閱文件要求,建議訂立確認整體場地保安計劃正式程序,向警方尋求意見,並由選舉事務主任親自確認,及提交予選管會參考和提供意見。小組亦建議在實際啟用後備場地前,應避免在後備場地儲存任何個人資料。
專責小組指,理解職責並非根據公務員紀律程序進行調查。報告提出的部分事實描述與觀察,可能反映在遵守政府相關規例和指引的不足之處。小組建議應考慮是否透過相關員工及其督導者的員工評核或紀律程序跟進。